設定変更と負担の抑え方

設定変更と負担の抑え方

例えば、オフィスのレイアウト変更を行ってデスクと一緒にビジネスフォン(ビジネスホン)電話機を移動する場合、主装置の設定変更作業が必要です。主装置の設定変更作業は、内容が専門的で非常に高度なため、専門の電話工事業者に依頼を行います。(一般的には電話機を購入した販売店に依頼をします)。

ビジネスフォンの電話機を増やすだけではないので配線を繋ぎ変えるだけの簡単な作業と思われがちですが、設定変更の作業は簡単なものではないので、思わぬ大きな出品になるケースがあります。

今回の記事では、設定変更でかかる費用や負担を最小限に抑える方法について案内します。

▶目次

1、ビジネスフォンの設定変更について

設定変更と負担の抑え方

ビジネスホン(ビジネスフォン)の設定とその変更について解説します。

ビジネスフォン主装置の設定

ビジネスフォンの主装置には、内線の1本ごとに電話番号や内線番号、グループなどの情報を初期設定します。さらには、グループごとに内線ガイダンスやIVR、アラームの設定などの細かな設定をすることでより便利にビジネスフォンを活用できます。

これらの情報が正しく反映されるには、内線の電話回線が正確にビジネスフォン子機に接続されている必要があります。
例えば、内線番号100のビジネスフォン子機に接続するべき電話回線を内線番号200で使用する予定の電話機に差し込んでしまった場合、その電話機は内線番号100の情報がすべて反映されてしまいます。

オフィスのレイアウト変更に伴う設定変更

オフィスのレイアウト変更によってデスクを移動する際には、まずは元々設定されていた電話回線と電話機を正確に紐づけなければなりません。さらに、レイアウト変更に伴ってスタッフの部署移動を伴う場合には、内線番号やグループ、それらに伴う着信の設定などを変更しなければなりません。

2、設定変更を最小限に抑えるためには

設定変更と負担の抑え方

ビジネスフォンの設定変更を最小限に抑える方法について案内します。

拡張性を持たせておくこと

設定変更にかかる費用を最小限に抑える方法としては、ビジネスフォン導入時に将来的な拡張性を踏まえて導入を行うことです。

主装置には、接続できる回線数のキャパがあり、キャパを超えた場合には主装置の変更や買い足しが必要になります。その際の費用は、単にレイアウト変更を行う場合や、同じ主装置に数台ビジネスフォン子機を追加する場合と比べてかなり高額になってしまいます。また、その作業時間も長くかかってしまい、日常業務への影響が生じる場合もあります。

それを防ぐためには、導入時にある程度スタッフが増えても対応できるように主装置の空きポートに余裕を持たせておくことです。

クラウドビジネスフォンを導入すること

ビジネスフォンをこれから導入しようとされるオフィスでは、クラウドビジネスホンの導入を検討するのも良いでしょう。

1台あたりの単価は高くなってしまいますが、オフィスに主装置を自社に設置せずにインターネット上にある主装置に接続して使用するタイプのビジネスフォンなので、増設がしやすく、またオプション機能の設定も融通が効きます。

配線もシンプルです。ビジネスフォン電話機にデータを設定できるので、従来のビジネスフォンのように電話回線と電話機とを紐づけて管理する必要もありません。

購入先に注意すること

ビジネスフォンの設定変更や保守対応は基本的にビジネスフォンを購入した業者に引き続き依頼をします。
配線や初期設定を行った電話回線の状況を把握している業者であれば、トラブル時や追加工事の際にも状況が把握しやすいからです。また、導入時に将来的な保守対応を含めて契約を行っているケースもあります。

電話工事業者は数多くありますが、電話回線の設定の仕方はさまざまですので、プロだからといってどの業者でもスムーズに対応できるとも限らないのです。

重要なポイントは、ビジネスフォン購入後もきちんと保守対応をしてくれる業者で契約を行うこと、将来的に倒産してしまったり地域から撤退してしまったりするような販売店での契約を避けることです。避けるための基準として明確なものはありませんが、会社の規模や工事の実績、工事に際しての提案力などから総合的に判断しましょう。

3、まとめ

この記事では、ビジネスフォン(ビジネスホン)の設定変更について解説をしました。

オフィスのレイアウト変更一つを取っても、ビジネスフォンの変更作業には業者に依頼しなければならない設定変更作業が伴います。それらの作業の費用・時間・労力の負担を少しでも軽くするためには、ビジネスフォン導入時の契約方法・内容が重要です。

拡張性を持たせて機種を選定すること、クラウドビジネスフォンを比較検討すること、業者の状況を把握したうえで契約することによって、将来的な設定作業の負担を最小限に抑えることができます。必要以上にオフィスのレイアウト変更を行わないなどの、業務面での見直しも効果的です。

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