電話帳短縮設定

電話帳短縮設定

ビジネスホン(ビジネスフォン)の便利機能の一つに短縮ダイヤルの設定があります。

電話帳データに2桁~の短縮ダイヤルを設定することで、取引先や顧客に手軽に電話をすることができ、ダイヤルの押し間違いによる間違い電話を防止することができます。

今回の記事では、ビジネスホンの短縮ダイヤル機能の概要と主な機種別の設定方法について紹介します。

▶目次

1、ビジネスホンの短縮ダイヤル設定とは

電話帳短縮設定

ビジネスホン(ビジネスフォン)の便利機能の一つ、短縮ダイヤルについて紹介します。

短縮ダイヤルとは

短縮ダイヤルとは、ビジネスホンで発信する際に電話番号を全桁プッシュしなくても、あらかじめ登録しておいた2桁~(機種によって異なります)の短縮ダイヤルをプッシュするだけでダイヤルできる機能のことをいいます。

例えば、200番にある顧客の電話番号を登録してあった場合には、「200」とプッシュして発信することでその顧客に電話をかけることができます。

共通短縮と個別短縮

オフィス全体、あるいは部署ごとに共通番号を共有する共通短縮ダイヤルと、ビジネスフォン子機1台1台個別に設定を行う個別短縮設定ダイヤルがあります。個別設定ダイヤルは、他の機器で発信する場合には使用できません。

共通短縮は発信する際には共有できますが、登録や設定の変更を行う際には一つの特定の機器でのみしか設定できないように制限されます。共通番号がむやみに作られてしまうと、短縮番号の管理がややこしくなり、結果的に効率を落としてしまうためです。

例えば3桁の短縮ダイヤルを設定する際には、頭の1桁目を相手先の種別にしておくとグループ分けがわかりやすくなります。
例えば100番代は従業員の連絡先、200~300番代は顧客、400番代は仕入先、500番代は直営店、・・・といった具合にグループを分けておくと、分かりやすくて使いやすい短縮番号リストになります。

2、主な機種の短縮設定

電話帳短縮設定

主なビジネスホン機種の短縮設定について紹介します。

NTT αa

NTTのαaではワンタッチダイヤルと電話帳発信ができます。

ワンタッチダイヤルは、以下の手順で設定します。

  1. メニューボタンを押し、電話帳毎設定を選択します
  2. 「ワンタッチ」を選択して決定ボタンを押します
  3. 登録するワンタッチボタンをプッシュします
  4. 登録する電話番号をプッシュします
  5. 再び、ワンタッチボタンをプッシュしたら登録完了です

共有の短縮ダイヤルを使用する際には、電話帳のメモリ番号を利用します。
電話帳を開いた際に、メニューボタンを押すと、押すたびに「フリガナ検索」→「メモリ番号検索」→「グループ検索」の順に検索画面が切り替わります。

メモリー番号検索を選択して、あらかじめ電話帳に登録しておいたメモリ番号を入力すると該当の電話番号が表示されます。メモリ番号は最大5桁まで設定可能です。

日立 S-integral

日立のS-integralでは、電話帳登録時に短縮ダイヤルを設定しておくと、短縮番号をダイヤルするだけで外線発信することができます。
操作方法は以下の通りです。

  1. 外線ボタンを押す
  2. 電話帳ボタンを押す
  3. 相手の短縮ダイヤルを押す

短縮ダイヤルは電話帳を登録する際に、流れに沿って設定していくと表示されます。

SAXA PLATIA

SAXAのPLATIAでは、ワンタッチダイヤルとで電話帳を利用したメモリ番号発信機能が利用できます。

ワンタッチダイヤルの操作手順は以下の通りです。

  1. メニューボタンを押し、オートダイヤルを選択します
  2. ワンタッチ割付を選択します
  3. オートダイヤルボタンを設定し、決定ボタンを押します
  4. 「TEL NO」を選択し、電話番号を入力した後、決定ボタンを押します
  5. 「外線」「特番展開」「PBX」「訪路指定」「機能特番」の中から、該当するものを選択します
  6. ※外線を短縮指定する場合には、「外線」を選択します。

  7. 初番号通知設定を選択し、決定ボタンを押します

メモリ番号発信を利用する場合には、電話帳登録時に設定した最大4桁のメモリ番号で電話帳データを呼び出すことができます。

待ち受け画面で、電話帳(共通電話帳・個別電話帳)を開くと、「メモリNo検索」「フリガナ検索」が表示されます。

3、まとめ

この記事では、ビジネスフォン(ビジネスホン)の便利機能として短縮ダイヤルの設定方法と使用方法について紹介しました。

短縮ダイヤル、あるいはワンタッチダイヤルを使用すると、わざわざ電話番号を入力しなくても目的の相手に電話を掛けられるので、ビジネスの効率化につながります。相手先種別ごとに番号設定のルールを決めておくようにすると、番号を検索しやすく、フリガナ検索よりも効率よく電話帳データを呼び出すことができます。また、誤発信を避けるのにも役立ちます。

短縮ダイヤルには共通の設定と個別の設定がありますが、設定方法は機種ごとに異なりますので説明書やホームページなどで確認をしてください。

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