転送~ボイスワープと機器の転送設定

転送~ボイスワープと機器の転送設定

オフィスのビジネスフォン(ビジネスホン)への着信があって担当者が不在の場合に役に立つ機能の一つが転送機能です。
転送機能を活用すれば、担当者に直接電話をつなぐことができ、ビジネスのスピードを落とさずに顧客対応を行うことができます。

転送設定をするためには、NTTのサービスであるボイスワープに申し込むか、ビジネスフォン機器の転送機能を活用するかのいずれかになります。そのそれぞれの設定・活用方法について案内いたします。

▶目次

1、NTT ボイスワープ

転送~ボイスワープと機器の転送設定

NTTボイスワープ転送について解説します。

NTTボイスワープとは

ボイスワープとはかかってきた電話を、あらかじめ登録しておいた携帯電話の番号に転送する機能のことです。
着信があった際に無条件に転送される無条件転送と、コールしてもビジネスフォンの応答がなかった時に転送される無応答転送、応答後に手動で転送を行う応答後転送があります。

ボイスワープを利用するためには、工事費(一律¥2,000円)と月額(オフィスの場合にはアナログ・ISDN800円/ひかり電話500円)がかかります。

転送される際に、携帯電話には発信者の電話番号が表示されます。

ボイスワープの設定方法

ボイスワープの設定方法は、ボイスワープサービス契約後に、ビジネスフォンからサービスごとに決められた電話番号に電話を掛けます。

自動転送の設定や、転送先の電話番号の登録、自動転送のスタート、自動転送の解除などすべての操作がビジネスフォン電話機からのボタン操作で行うことができます。

※ボイスワープは申し込みから契約完了まで4営業日ほどかかりますので、前もって申し込みをしましょう。

2、ビジネスフォン独自の転送設定

転送~ボイスワープと機器の転送設定

ビジネスフォン独自に転送機能が付いている場合もあります。ビジネスフォン独自の転送設定の場合は、月額はかかりません。
設定方法はメーカーごと、機種ごとによって異なりますので、この記事では岩通のLevancioの転送設定について案内します。

保留・転送設定

もっとも基本的な転送設定です。

電話を受けた際に、電話を回したいスタッフがすぐ近くにいる場合には、転送機能ではなく保留機能を使います。保留ボタンを押して、担当のスタッフに声がけし、点滅している保留番号を伝えます。担当スタッフが、受話器を上げて点滅している保留ボタンを押せば、電話がつながります。

電話を回したい相手が社内の少し遠くにいる場合には、通話中にそのまま転送ボタンを押して担当スタッフの内線番号を押します。内線が繋がったら、外線がかかってきている旨を担当スタッフに伝え、受話器を置きます。転送された人は、そのまま電話がつながり通話できます。

電話を回した相手が社外にいる場合には、通話中にいったん保留にしてから外線で担当のスタッフの電話番号に連絡し、転送を回す胸を連絡します。相手応答の状態で「接続」ボタンを押したら転送完了です。

不在転送/話中転送/未応答転送設定

外線の自動転送を行うには、あらかじめ番号の登録を行います。

受話器を上げて、「不在転送」ボタンを押し、4桁の転送先局線アクセスグループ番号を押します。ピーとなったら、登録完了です。

ビジネスホンの待ち受けの状態で「不在転送」ボタンを押すたびに、転送設定のONとOFFが入れ替わります。

また、以下のボタン設定によって転送モードを変更することができます。

受話器を上げてから「♯」を二回押します。

  • 「1」を押す
  • →不在転送モード・・・デスクを不在にするときに使用する転送ボタンで、無条件に指定先の電話番号に転送されます。

  • 「2」を押す
  • →話中転送モード・・・ビジネスフォンが通話中の場合に、あらかじめ指定しておいた電話番号に転送されます。

  • 「3」を押す
  • →未応答転送モード・・・一定時間ビジネスフォンで応答しない場合に、あらかじめ指定しておいた電話番号に転送されます。

3、まとめ

この記事では、ビジネスフォン(ビジネスホン)の転送設定について解説しました。

転送には大きく分けてNTTのボイスワープという転送サービスと、ビジネスフォン機器独自の転送設定サービスの2種類があります。ビジネスフォン独自の転送サービスは、サービス内容も設定方法も機種によって異なりますので、各機種の説明書を参考にしてください。

この記事ではお伝えしきれませんでしたが、2カ所に同時に転送を行う機能や、ビジネスフォンと転送先の電話を同時に呼び出す転送設定ができる機種など転送機能にもさまざまな便利機能があります。カタログやホームページで、設定できる機能を確認して、ビジネスの効率を向上しましょう。月額のかかるボイスワープサービスよりも、ビジネスホン独自の転送設定を有効活用できるとなお良いかと思います。

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