ビジネスホン（ビジネスフォン）の設定の中には、業者でしか対応ができない種類のものと、オフィスのスタッフ自身で行えるものとがあります。
大まかに言えば、主装置のデータ設定や電話回線工事を伴う設定は業者でなければできませんし、手元のビジネスホンやPCのユーザー画面での操作で設定できるものはスタッフ自身で行うことができます。
今回の記事では、ビジネスホンのデータ設定を業者に依頼する際のポイントとスタッフ自身で設定をする際の注意点についてお伝えします。
▶目次
１、業者に設定を依頼する際のポイント
例えば、留守番電話の設定や着信拒否設定、転送設定など、ちょっとした設定でも業者に依頼が必要な場合があります。その際の注意点について紹介します。
ビジネスフォンの設定方法はメーカーごとにバラバラ
ビジネスホンの設定方法は、国内で統一されているわけではありません。ですので、実際にメーカーごとで機器の仕様は大きく異なります。外観が似ているからといって、同じように設定できるというわけではないのです。
ビジネスホンの設定作業は非常に専門的でややこしい作業です。電話機専門の業者でさえ、専門として扱っているメーカー以外のビジネスフォンの設定方法には詳しくないことも珍しくありません。したがって、例えば機能の追加や故障によるトラブルが発生して業者を手配した場合に、どこでも良いから業者を手配すれば安心、というわけではないのです。
ビジネス効率を向上させ、電話機の機能を最大限に活用するなら、現在使用しているビジネスホンの知識に長けた業者を手配することが重要になります。
基本的には購入した販売店に作業を依頼する
上記の事情から、基本的には電話機を導入した際の販売店に変更作業を依頼するのが望ましいといえます。
さらに、ビジネスホンは、メーカーごとに設定方法がバラバラなことに加え、導入時にオフィスの状況や設定者のスキルによって特殊な設定方法がされている場合もあります。
しかし、必ずしも導入時の販売店に作業を依頼できるとは限りません。
業者がどのメーカーの機種に精通しているかを確認する一つの方法は、ホームページです。修理やトラブル対応の際には、利用中のメーカーの機器を専属に取り扱っている業者でも問題ないかと思いますが、ビジネスフォンの増設や将来的な入れ替えを検討する可能性があるときには、取り扱いメーカーが多く、資格保有スタッフが多数いる業者を選ぶのが効果的なのではないかと思います。
２、スタッフ自身で設定する際の注意点
手元のビジネスフォンや内線化したスマートフォンで設定できる内容であれば、オフィスのスタッフで設定を変更することも可能です。
共通機能は管理者ビジネスフォンで設定する
電話帳や短縮ダイヤル、ビジネスフォンの時刻設定など、設定がオフィスやグループの他のビジネスフォンにも反映される設定があります。こういった変更作業は、全てのビジネスフォン機器で行えるわけではなく、あらかじめ定めておいた管理者用の機器でしか操作ができません。
管理者用のビジネスフォンがどの機器かわからない場合には、ビジネスフォン子機のメニュー画面を一つひとつ開いてみると、確認できると思います。管理者ビジネスフォンには、管理者にしか設定できないメニューが表示されるので、他の機器とメニューの構成が異なります。
こうした設定になっているのは、設定の変更や追加が誰でも簡単に行えてしまうと、逆に利便性が損なわれてしまうからです。
機能は機種によって異なる
ビジネスフォンの機能や設定方法は、機種によって大きく異なります。
例えば、留守番電話や簡易IVRの機能などは、機種に初実装されている場合もあれば主装置にユニットを追加しなければ設定できない場合もあります。主装置での設定が必要な場合には、オフィスのスタッフでの設定はできないので、業者に依頼する必要があります。
詳細は、ビジネスフォンの機種の説明書に詳しく記載されていますので、説明書を参照されるとどのような機能が付いているか確認できます。
スマートフォンやパソコンからの設定方法についても、説明書に開設されています。
使いたい機能があるときには電話販売業者へ
使いたい機能があるけれども設定方法がわからない時、自社のビジネスフォンで対応できるか否かわからない時には、思い切ってビジネスフォン販売業者に問い合わせるのが得策です。
自身で説明書を読むよりも専門家の業者の方が機能に精通していますし、自分では気が付かなかった用途を提案してもらえるかもしれません。
３、まとめ
この記事では、ビジネスフォン（ビジネスホン）の設定を業者に依頼する際のポイントと自社スタッフで行う時の注意点をまとめました。
大きく分けると、主装置の設定を伴う作業の場合には、工事の内容にかかわらずビジネスフォンの工事業者設定作業を依頼する必要があります手元のビジネスフォン、PC、スマートフォンで設定が可能な場合は、自社で行うことができますが、機種によって設定方法は機種ごとに大きく異なります。基本的に、ビジネスフォンのことで迷った際には、ビジネスフォン業者に問い合わせをした方がスムーズです。